1. Carpeta principal
- Estructura: (NUMREF) + «_» + (NOMBRECASO) + «_» + (NUMPROCESO)
- NUMREF: Corresponde al número consecutivo de la carpeta en el repositorio digital
- NOMBRECASO: Corresponde al nombre establecido para el caso, por la Delegada para las Finanzas Criminales.
- NUMPROCESO: Radicado asignado en el SPOA al proceso penal o de extinción del derecho del dominio.
- Ejemplo: 1_ESTACIONES_110016000020220000
2. Subcarpeta 1 – Expediente
El asistente del fiscal crea la subcarpeta -EXPEDIENTE- en donde se almacenarán los documentos físicos del proceso que han sido previamente escaneados en formato PDF. Para este proceso se recomienda seguir la guía de digitalización de documentos, disponible en la Intranet FGN-AP03-G-04.
La carpeta debe nombrarse como: EXPEDIENTE_(NUMPROCESO)
Ejemplo: EXPEDIENTE_110016000020220000
Dentro de la carpeta de «EXPEDIENTE», se deben crear las Subcarpetas de “Cuadernos” para organizar la información según los cuadernos existentes. Cada subcarpeta de cuadernos se nombrará así:
- NUNC + “C” + “No CUADERNO”
- Ejemplo: 110016000000202400099_C_01 (correspondiente al cuaderno 1).
Después se debe crear la subcarpeta para “ANEXOS” dentro de la carpeta de “CUADERNOS” que almacenará archivos como CDs, DVDs, USBs.
En el caso de que se cuente con anexos que tengan información digital obtenida durante las actividades investigativas como: CDs, DVDs USBs, entre otros, el Asistente de Fiscal creará una subcarpeta y cargará la información obtenida. La subcarpeta de anexos se nombrará así: MEDIO + ”_” NÚMERO DE OFICIO + ”_” ENTIDAD” + ”_” + “IDEVIDENCIA” teniendo en cuenta los siguientes parámetros.
| Parámetro | Descripción | Uso |
|---|---|---|
| MEDIO | Corresponde al soporte de la respuesta. Ejemplos: Oficio, Correo electrónico, Acta de inspección. | Comunicación con la entidad. |
| CD | Disco compacto. | Almacenamiento de datos. |
| DVD | Disco óptico para almacenamiento de datos. | Almacenamiento de datos. |
| BR | Formato de disco óptico. | Almacenamiento de datos. |
| USB | Tipo de dispositivo de almacenamiento de datos. | Almacenamiento de datos. |
| HD | Disco duro de almacenamiento de datos. | Almacenamiento de datos. |
| NÚMERO DE OFICIO | Corresponde al número de oficio, con el cual se eleva la solicitud a la entidad. | Número de Oficio Orfeo. |
| ENTIDAD | Nombre de la entidad a quien se eleva la solicitud. | – |
| IDEVIDENCIA | Identificador del medio recibido. | El identificador «ID» seguido del número de cadena de custodia. |
Ejemplo: Oficio_20240614497299_BancoDavivienda_ID4524606.
3. Subcarpeta 2 – Intervinientes
El Analista Financiero, quien consolida las plantillas de las personas naturales y jurídicas, será el encargado de almacenar en esta carpeta los archivos de las plantillas de cada persona natural o jurídica involucrada en el caso. Cada persona deberá tener una subcarpeta individualizada.
4. Subcarpeta 3 – Informes financieros
El Analista Financiero, creará la carpeta de informes financieros y posteriormente almacenará allí los Informes Integrales de Auditoría Forense, incluyendo los estudios patrimoniales, económicos y financieros. Los informes Integrales de Auditoría Forense deben incluir:
- Objetivo
- Hipótesis delictiva
- Fuentes de Información
- Metodología aplicada
- Clasificación y organización de la información
- Análisis e interpretación de la información
- Resultados
- Conclusiones
5. Subcarpeta 4 – Informes de análisis criminal
El Analista Criminal, creará esta carpeta y a su vez deberá preparar y subir los informes de análisis criminal, los cuales serán nombrados de la siguiente manera:
“FECHA DE INFORME” + “NOMBRE DEL DOCUMENTO” + “NO OPJ”
Ejemplo: 2024-01-21_Informe_AnálisisCriminal_01
6. Subcarpeta 5 – Informes de campo
El Investigador de Campo, quien redacta y presenta los informes al fiscal creará esta quinta subcarpeta y cargará allí los informes generados para facilitar la posterior entrega al fiscal del caso.
7. Subcarpeta 6 – Actividades para fiscalía
El analista Financiero, deberá crear esta subcarpeta y generar allí un documento compartido en formato Excel que recopila las actividades investigativas sugeridas por el equipo de trabajo luego del análisis de la información.
8. Subcarpeta 7 – UIAF
El Fiscal asignado al caso en cuestión, creará la carpeta UIAF que contendrá los informes de inteligencia, previamente solicitados a esta unidad, que estén relacionados con la noticia criminal del caso.